Marnik D'Hoore

Wat op mijn pad komt en ik wil delen

October 7th, 2012

Waarom ik *bijna* papierloos leef en hoe ik dit doe"

Waarom ik *bijna* papierloos leef en hoe ik dit doe"

1. Waarom?


Uit gemak, uit efficiëntie en omdat ik altijd al wat ‘groen’ in mij heb gehad. Dat is zowat de essentie. En als ik eerlijk ben ook een beetje ‘pijngedreven’. Lees veel tijdsverlies ondervonden en hier vanaf willen.
Hier een aantal waarom’s in detail uitgelegd.



Mijn bijdrage tot het milieu :

Een echte milieuactivist ben ik niet. Wel heb ik altijd geprobeerd om mijn ecologische voetafdruk zo laag mogelijk te houden. De ene keer lukt dat beter dan de andere keer.  Ook wat papierverbruik betreft.



Uit gemakzucht :

ik hou niet van papieren bijhouden. En ik hou nog minder van iets te moeten opzoeken die ergens heel diep in een map zit opgeborgen en die mij een kwartier of soms meer tijd kost om uiteindelijk dat ene papiertje te kunnen vinden. Neen, dan heb ik het liever allemaal digitaal opgeborgen (ik doe het in Dropbox).  Alle digitale documenten bewaar ik in overzichtelijk mapjes, waarbij elk document een zeer herkenbare naam heeft. Hier hou ik het “Wie-Wat-Wanneer” principe aan. Wat bedoel ik hiermee? Elk document begint met de naam van herkomst (Wie) een naam omtrent de inhoud (Wat) en van welke periode het dateert (Wanneer). Bv. KBC-Groepsverzekering-2012-okt. Op deze manier vind ik heel snel iets terug die KBC aanbelangt.

Weinig tot geen (fysieke) opbergmappen meer :

Ik scan sinds 2012 alles in en werp de papieren versies steevast weg. Zowel voor privé- als zakelijke doeleinden. Maar ik heb nog niet alles ingescand en zal dat hoogstwaarschijnlijk ook niet doen. Zaken zoals hypotheken, eigendombewijs vastgoed, ... ga ik (voorlopig) gewoon op papier bewaren. Voorlopig is mijn papierhandel tot het absolute minimum herleid.

Niks meer kwijtraken :

Papieren versies kan je nooit zo efficiënt en overzichtelijk klasseren i.v.m. digitale versies. Iets terugvinden wordt hierdoor zeer makkelijk. En iets kwijtraken (wat bij nogal 's durfde gebeuren) wordt nu zelfs heel moeilijk.

Mobiliteit en bereikbaarheid :

Dat is misschien één van de belangrijkste redenen. Het is toch ongelooflijk dat een mens in dit tijdperk in een zodanige mate mobiel is en zichzelf in die mate kan organiseren dat hij *bijna* tot alles bereikbaarheid heeft.  Via mijn laptop, iPhone en iPad kan ik zogoed als altijd en overal aan mijn documenten, foto’s, boeken, ...enz. Waar en wanneer ik wil. Ik hoeft zelfs niet altijd internetverbinding te hebben.

Waarom *bijna* en niet 100% papierloos? Omdat we in onze huidige maatschappij nu eenmaal niet alles zelf in de hand hebben. Derde partijen sturen mij nog altijd heel frequent papier op.  Voor tal van redenen.  Alhoewel ik mij ingeschreven heb op de Robinson lijst, ontvang ik wekelijk tal van papieren reclame. Ik heb dit jaar 3 bedrijven opgericht en dan zit mijn brievenbus wekelijks vol met allerhande zaken waar ik nooit om gevraagd heb.  De overheid, financiele instellingen, bedrijven, ... sturen voor elke scheet een papier op.

2. Hoe papierloos door het leven gaan ?

Op zich is het heel makkelijk om papierloos te leven.  We hebben de dag van vandaag alle tools voor handen om met een minimum aan papier te leven. Het ontbreekt ons dus niet aan de mogelijkheden. De reden ligt hem vooral bij onszelf.  Wat ik bij mezelf en anderen merk is dat het voor een mentale shift is die we moeten doormaken om papierloos te gaan leven. Dat is de moeilijkste stap en kan wat tijd kosten.

Hieronder een aantal concrete zaken hoe ik papierloos leef



Digitaal handtekenen : 

Apple heeft een zeer makkelijke oplossing om een digitale handtekening in te stellen op je laptop. Eénmaal je dit ingesteld hebt, kan je heel veel documenten die je digitaal ontvangt voorzien van een digitale handtekening. Zelfs van pdf documenten. Gedaan met alles te printen, te tekenen, te scannen en dan terug door te mailen of zelfs op papier te moeten bewaren.

Vraag anderen om documenten digitaal door te sturen :

Ik vraag steevast aan mensen en bedrijven om mij alles digitaal te mailen. En dat helpt. Want de meeste bedrijven denken nog altijd dat hun klanten en contacten graag nog alles op papier hebben. Hen vragen om het digitaal te bezorgen werkt zo goed als altijd.

Alles in dropbox bewaren :

Het kan Google Drive zijn of iCloud van Apple of een andere serveroplossing.  Of zelfs een eigen externe harde schijf.  Wat jij verkiest en makkelijkst vind. Maar een serveroplossing geeft je wel de mogelijkheid om zeer mobiel te werken en alles bij de hand te hebben.

Inschrijven op de Robinsonlist :

Als je je hierop inschrijft dan ontvang je (bijna) geen papieren reclame meer op de naam die je hebt ingeschreven. Het is belangrijk om meerdere privé namen uit het gezien in te schrijven of meerdere bedrijfsstatuten als die er zijn.

Verstuur digitale facturen :

Zelf gebruik ik getharvest.com als tool die het heel makkelijk maakt om facturen te maken, deze digitaal te versturen en debiteuren automatisch in te stellen. Dergelijke tool bespaart je zeer veel tijd en biedt een zeer duidelijk overzicht en inzicht omtrent facturatie, gemaakte onkosten en tijdsregistraties van projecten.

Gebruik Macbook, iPhone en iPad ten volle :

Sinds 2012 ben ik volledig overgestapt naar Apple. Ik had één van de eersten een iPhone in Belgie (ooit nog de 1e versie laten overkomen van de US) en één van de eersten een iPad. Maar sinds ik dit jaar ook qua laptop naar Apple ben overgestapt is mijn leven een stuk prettiger geworden (klink melig hé :-) ). Dit in combinatie met iCloud en Dropbox is het fantastisch werken en biedt het zeer veel mogelijkheden om papierloos te werken, alles bereikbaar te hebben via de drie devices. Zelfs notities krabbel ik nooit meer neer op papier. De app ‘notities’ is voor mij dé oplossing geworden. En door die te koppelen aan iCloud kan ik gemaakte notities op mn iPad of Macbook verder aanvullen via m’n iPhone, eender waar ik ben. Leer de verschillende apps kennen en je zal merken dat het zelfs heel makkelijk is.

Foto’s digitaal bewaren en presenteren : 

Apple maakt het heel makkelijk om foto’s te nemen via iPhone. Foto’s genomen met een andere, kwalitatievere camera kunnen heel makkelijk via iPhoto van Apple bewerkt en overzichtelijk bewaard worden. En als je fotostream instelt dan worden alle foto’s gecentraliseerd bewaard.  En via Apple TV kan je makkelijk foto’s presenteren op je TV-scherm vanop eender welke device ( iPhone, iPad of Macbook).

Digitale agenda :

Hoeveel mensen nog een papieren agenda hebben is bijna niet te geloven. En men sleurt die overal mee. Puur uit gewoonte en omdat men denkt dat dit de beste manier is om een agenda bij te houden en een digitale agenda niet alle mogelijkheden biedt. Wel, het omgekeerde is waar. Een digitale agenda heb je altijd bij ( smartphone), kan je altijd raadplegen en aanvullen/aanpassen. Kan je mensen automatisch mensen vanop afstand uitnodigen, kan je koppelen aan notities en zelfs bijlage.

Met dit artikel heb ik slechts een kleine greep neergepend hoe wij als mens meer digitaal en papierloos door het leven kunnen gaan. Er zijn natuurlijk nog veel veel meer manieren en mogelijkheden die ons leven digitaler, makkelijker en vooral beter georganiseerd kunnen maken. Maar dan is een artikel zoals dit niet voldoende.  Hierover kan een boek geschreven worden. Ik hoop je met dit artikel alvast meer concrete inzichten en nieuwe inspiratie te hebben gegeven.  En ik hoop vooral dat ik jou kan motiveren om elke dag nieuwe stappen te ondernemen om digitaler te gaan leven. Ik kan je het alvast aanraden. Het zal je je leven een stuk aangenamer maken.

 

  • Alexander

    Alexander

    • October 9th, 2012
    • Reply

    Daar zou ik zelf eigenlijk ook wat meer aandacht mogen aan besteden. Want half papier en half digitaal is al zeker geen optie...

    Vraagje hierbij: Documenten waarvan men vaak een origineel nodig heeft (diploma's, contracten, eigendomsbewijzen, ...), geldt een scan dan niet als kopie? Je spreekt over documenten die je (waarschijnlijk) niet meer zal inscannen. Maar stel dat je binnenkort een woning koopt. Moet dat contract dan nog 'fysiek' in zijn originele versie blijven bestaan of mag dat ook digitaal via scan?

Reageer op dit bericht